SISTEM INFORMASI ORGANISASI

Definisi SIM Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Model SIM Isi database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan. Konsep Subsitem Formasi Organisasi Subset – subset SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi mengenai area-area fungsional, mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan sedikit kurang di area lain. Adapun subsistem - subsistem yang erat kaitannya dengan subunit - subunit utama organisasi yaitu yang pertama adalah sistem informasi yang dirancang untuk digunakan oleh eksekutif. Selanjutnya adalah sistem-sistem informasi yang untuk berbagai area fungsional-pemasaran, manufaktur, keuangan dan sumber daya manusia. Sebagian besar database yang digunakan oleh satu subsistem organisasi dapat juga digunakan oleh yang lain, demikian pula halnya dengan program. Satu hal penting lain adalah bahwa sistem - sistem fungsional bukanlah alternatif dari SIM perusahaan yang menyeluruh. 1. Sistem Informasi Eksekutif Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System), atau EIS merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manajer pada tingkat perencanaan strategis. Perangkat lunak EIS menggunakan isi database untuk menghasilkan tampilan yang telah disusun sebelumnya (preformatted) yang diturunkan (downloaded) ke workstation eksekutif dan disimpan di database eksekutif. Istilah yang berkembang dari kegiatan EIS adalah drill down. Drill Down berarti bahwa eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih terinci. Ada tiga rute utama untuk mendapatkan perangkat lunak yang menghasilkan informasi eksekutif : 1. Spesialis informasi perusahaan dapat mengembangkan perangkat lunak pesanan (custom software). 2. Eksekutif dapat menggunakan perangkat lunak produktifitas perorangan (personal productivity software) seperti spreadsheet elektronik, sistem manajemen database dan paket grafik. 3. Perusahaan dapat membeli perangkat lunak EIS khusus (special EIS software). Pendekatan ketiga paling banyak mendapatkan perhatian. 2. Sistem Informasi Pemasaran Sistem informasi pemasaran merupakan subset dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi untuk memecahkan masalah pemasaran perusahaan. Subsistem input mengumpulkan data informasi yang dimasukkan ke dalam database. Subsistem output terdiri dari program - program komputer yang mengubah data menjadi informasi bagi para pemakai. Kegiatan intelejen dari sistem informasi fungsional merupakan suatu kegiatan yang etis dan jangan dirancukan dengan spionase industri, yang merupakan suatu bentuk memata - matai. Subsistem Output Pemasaran Semua produk dan jasa yang ditawarkan oleh fungsi pemasaran disebut bauran pemasaran (marketing mix), yang mencakup produk, tempat produk itu dijual, promosi, seperti penjualan langsung atau periklanan, dan harga produk. Untuk tiap output sistem, manajemen memutuskan bahwa informasi tertentu dapat berguna dalam memecahkan masalah pemasaran. Perangkat lunak dikembangkan untuk menyediakan informasi mengenai unsur-unsur bauran pemasaran dengan berbagai cara. 3. Sistem Informasi Manufaktur Komputer digunakan dalam sistem produk fisik untuk aplikasi seperti Computer - Aided Design (CAD) dan Computer Aided Manufacturing (CAM). Sebagai sistem informasi konseptual, komputer juga digunakan dalam menjadwalkan produksi, mengaturkan persediaan, mengendalikan kualitas produk, dan menyediakan biaya produksi. Semuanya itu diberi nama Computer Integrated Manufacturing (CIM). 4. Sistem informasi Keuangan Sistem informasi keuangan dirancang untuk menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh perusahaan. Pemakai tersebut terutama adalah para manajer, yang menggunakan informasi itu mengelola sumber daya mereka. Subsistem audit Internal : Membantu sistem informasi akuntansi dalam menyediakan data dan informasi internal dengan penelitian khusus yang dilakukan oleh auditor internal. Perusahaan – perusahaan besar pada umumnya memiliki staf atau auditor internal yang secara priodik mempelajari sistem konseptual perusahaan untuk memastikan bahwa data dan informasi mereka benar – benar menggambarkan fisik yang diwakili. Subsistem Inteligent Keuangan Mengumpulkan informasi dari elemen – elemen lingkungan yang mempengaruhi arus uang masyarakat keuangan, pemegang saham dan pemilik, serta pemerintah. Subsistem Output Keuangan Terdiri dari : a. Subsistem Peramalan Melakukan peramalan jangka panjang 5 sampai 10 tahun kedepan untuk menyediakan dasar bagi perencanaan strategis. b. Subsistem Perencanaan Dana. Berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan c. Subsistem Pengendalian. Menyediakan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi umpan balik kepada para manager sehingga mereka dapat memantau biaya aktual dibandingkan dengan anggaran. 5. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya manusia perusahaan. Peranan SIM Dalam Pemecahan Masalah SIM dan subsistem – subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecahan masalah dalam 2 cara dasar : 1. Sumber Daya Informasi Seorganisasi. SIM adalah suatu usaha seorganisasi untuk menyediakan informasi pemecahan masalah. Sistem tersebut merupakan suatu komitmen formal dari para eksekutif untuk menyediakan komputer bagi semua manajer. 2. Identifikasi dan Pemahaman Masalah. Ide utama dibalik SIM adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer. Manajer menggunakan SIM terutama untuk menandai masalah atau mendekati masalah, kemudian memahaminya dengan menentukan lokasi dan penyebabnya. 6. Manajemen Sumber Informasi Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan & dapat dikelola seperti halnya sumber lain. IRM (Information Resource Management) merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan sistem yang menghasilkan informasi yang berkualitas. Definisi IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen. Tipe-tipe dari sumber informasi : Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware. Informasi sebagai sumber strategis Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya. Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan : - Informasi yang menerangkan kebutuhan produk - Informasi yang menerangkan penggunaan produk - Informasi yang menerangkan kepuasan produk Keuntungan kompetitif dicapai apabila : Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya Pentingnya efisiensi operasi internal IOS (Interorganizational Information System) IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif. CIO (Chief Information Officer) Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif. Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM Tugas CIO : - Mempelajari bisnis & teknologinya - Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen - Fokus memperbaiki proses bisnis dasar - Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis - Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya. SPIR ( Strategic Planning for Information Resources) Perencanaan strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang. Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan. Perencanaan yang digunakan Top Down : Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan. Pendekatan-pendekatan Top Down : 1. BSP IBM (Business System Planning) Pendekatan studi total Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi. 2. CSF (Critical Success Factor) Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan 3. Transformasi susunan strategis Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem. Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM Usaha-usaha yang diperlukan untuk mencapai IRM yang sukses adalah : - Perusahaan berusaha untuk menggunakan informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif. - Para eksekutif harus menyadari bahwa pelayanan informasi sebagai area fungsional. - Para eksekutif harus mengakui keberadaan CIO - Para eksekutif harus memasukkan sumber-sumber informasi dalam perencanaan strategi. - Adanya perencanaan strategi formal untuk sumber-sumber informasi - Perencanaan strategis juga mengatur pemakai komputer.